物业管理公司-公共关系管理

　　除了以上两大职能外，物业管理公司的公共关系管理还负有对公众心理的分析、预测和咨询以及对物业管理公司经营管理活动的环境分析的职能，环境分析包括对历史、自然物质、政治法律、社会文化和经济环境的分析。

　　二、物业管理公司公共关系管理的步骤
　　(一)认识与调查

　　认识与调查是物业管理公司公共关系实施的起点和基础，也是确定其目标的基础，而认识与调查的本身也正是物业管理公司与公众进行沟通的方式。

　　1.认识与调查的内容

　　(1)物业管理公司基本情况的调研。

　　全面了解物业管理公司的历史和现状，使公共关系管理人员在解答公众提问，制作宣传材料及向新闻界提供有关本公司的背景资料等时，均可取得良好的效果。

　　①物业管理公司经营管理方面的各种情况。它主要包括公司创办的背景状况，公司在历史上发生的重大事件及其在社会上和公众中产生的反映，公司经营管理的目标、思想和特点，公司资产状况及对物业经营、管理和服务的品种、价格、质量、特点等，与其他物业管理公司比较其竞争力如何，潜在的竞争对象有哪些等。

　　②公司领导者的情况。它包括领导者素质、个性、经营管理的思想以及与职工的关系、与前任领导和上级领导的关系等。

　　③公司员工情况。它主要包括公司员工队伍变化情况和目前的一般状况，以及他们的需要、愿望、基本要求和意见建议等。

　　(2)外部公众意见的调查。

　　调查外部公众的意见归根到底是对物业管理公司形象的测定。它主要包括以下几个方面：

　　①知名度的调查。主要是调查公众对本公司的名称、经营管理服务内容的了解程度和范围。

　　②信誉调查。主要是调查公众对本公司的信任程度，包括对本公司经营管理服务的内容、方式、品种的喜欢程度以及对本公司公共关系活动的看法、参加与否等。

　　③公众评价调查。主要包括公众对本公司所提供的经营管理服务、社会活动、人员形象的评价。

　　④公共关系活动效果调查。主要是指对物业管理公司所采取的各种专门性的公共关系活动就其实效为内容进行的调查。

　　此外，物业管理公司还要对社会环境进行调查，包括一切与公司有关的环境资料如政治法律环境、文化环境、经济环境，都要进行调查。

　　2.认识与调查的程序

　　(1)确立认识与调查的目标。

　　物业管理公司公共关系的认识与调查目标可以分为两类：一类是配合性调查目标，即根据公司整体目标的需要，为配合公司经营管理计划活动所要进行的调查目标。另一类是问题性调查目标，根据此类目标设计的前期调查方案比较具体，是以针对某一具体问题的解决为目标的调查。

　　(2)确定调查的范围和对象。

①     调查内容的选择。认识与调查内容过多，不仅会增加成本，同时还会影响其准确性和科学性。所以要对认识与调查的内容根据重要性和难度进行细分。下图是按调查的重要程度和难度划分的矩阵。

　　B区是既重要、难度也大的调查，物业管理公司应投入主要的人力、物力和财力。

　　Ａ区是难度较高，但重要程度较低的调查，应尽可能寻求代用资料，或在前期调查中将其省略。

　　Ｄ区难度不大，但重要程度较高，是物业管理公司公共关系调查的次要重点，公司可根据需要布置力量，但一定要设法保证调查的质量。

　　Ｃ区是重要程度和难度都低的调查，是调查的非重点。

　　②调查地点的选择。在选择调查地点时，可将重点调查和抽样调查结合起来进行。首先根据调查目标的要求，选择符合目标的重点地区，然后根据随机抽样的原则进行调查。

　　③调查对象的选择。确定调查对象是最为关键的一环，调查对象是否真正载有调查者所需了解的信息是最为重要的。物业管理公司调查分析的主要对象是与公司发生联系的公众，这些个人或团体具有一些共同的东西，受相同关系或问题的影响。在调查时应尽可能地将所面对的公众排列出来，然后根据调研的目的和要求确定所要调查的公众类别和组合。同时根据公司的实力将调研对象的具体构成，包括调研对象的总量、分布地区、背景、对问题的知晓程度进行可行性分析，综合公司的内部资源来确定公共关系调研的“合适”人群。

　　(3)确定公共关系调查的途径和方式。

　　①观察法。观察法是调查人员在产生信息的地方，对被调查人的情况进行直接的观察，客观地记录信息源产生的过程。由于调查人员是不直接向被调查人员提问的，被调查人员没有意识到是处于被观察中而使其具有自然性，从而使得观察得到的公共关系资料具有客观性。这种方法的不足之处是使用范围有限，对被调查人内在因素的变化不易察觉，而且观察的时间和费用也较高。

　　观察法可以分为直接观察法和跟踪观察法两种。直接观察法就是调查人员在现场实际观察。如公司的公共关系人员通过参与招标投标会来了解本公司的经营管理服务的质量和水平。跟踪观察法就是通过照相机、录像机、录音机等仪器来了解公众的反映。

　　采用观察法首先要有明确的目的；其次要有研究计划，拟订调查提纲，然后需要详细准确记录观察过程中出现的各种现象；最后要对所获资料及时加以整理和分析。

　　②访问调查。访问调查就是公共关系人员通过对被调查者进行访问，从而调查本公司公共关系现状的一种方法。主要有面谈法、电话调查、书面调查和日记调查等。

　　面谈法是调查人和被调查人通过面对面的交谈进行调查的方法，有个别面谈和座谈会这两种形式。采用个别面谈法时，事先要拟订好调查大纲，以便在调查中有的放矢地了解被调查人对物业管理公司的意见和看法。采用座谈会式的面谈法时一般应选择熟悉有关问题的人员参加，人数不宜过多，一般在5～20人之间。

　　电话调查是调查人员根据调查的要求，用电话询问意见的一种方法。在解决简要的普遍性问题时，应采用电话调查法，如对广告效果的调查等。

　　书面调查法是调查人把调查表或调查提纲交给被调查者，由被调查者填好后收回的一种调查方法，有信访和留存调查法两种，前者适合较为分散的调查对象，后者则是信访和面谈法的结合。书面调查法的关键在于提高问卷的回收率，为此，可给被调查者少量的报酬和纪念品，对被调查人较集中的地区，可采用面谈和书面填写相结合的方法。

　　日记调查是指由固定的被调查者逐日逐项记录，并由调查者定期整理汇总的一种方法，此法常用于广告调查。

　　访问调查是物业管理公司公共关系调查最常用的方法。无论是面谈还是书面调查，都需要先设计问卷。问卷是民意测验的最主要的工具，也是访问调查全过程中的关键性问题之一。问卷设计具有很强的专业性、科学性和艺术性，一个好的问卷设计将意味着成功了一半。

　　③案例调查法。案例调查法是指对各类公共关系管理事例进行案例分析和比较，从中总结出经验和教训以及一些规律性的东西，以便更好地做好公司的公共关系管理。

　　(4)确定公共关系调查的时间。

　　一个良好的公共关系方案如果错过了有利的时机，就不能有效地发挥作用。调查时间的确定包括调查起止时间、时间分配和进度计划。当调查开始时间和结束时间确定以后，重要的是制定调查进度表，这样能够使前期调查的整个过程有条不紊。调查每一个步骤所需要的时间，需经过认真核算，弄清工作量的大小及人力、物力、财力的投入规模，以正确加以估计。调查的时间分配和进度计划要根据调查的内容来合理地确定，把需要做的工作按时间顺序排列成一张详细的表：某年某月做某事，某时某刻做某事。

　　(5)确定公共关系调查的成本。

　　调查成本包括调查人员的酬金、差旅费、印刷费、调查中发出的奖品和赠品、资料购买费、杂费等。具体的成本计算确定可以采用顺加法和分摊法。顺加法就是把每个调查项目实际发生的费用相加而成；分摊法就是根据公司分配给的资金来计算费用支出，将资金分摊到各调查项目中去。实际工作中往往采用两种方法相结合来确定调查成本。

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