住宅区档案资料管理设想

　　 住宅区档案资料管理设想摘要：归档就是按照资料自身规律、联系进行分类保存。根据实际需要，xxxx一期的管理拟采用原始档案和电脑档案双轨制

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　　 住宅区档案资料管理设想

　　 1 档案管理运作环节

　　 1.1资料的收集

　　 1.1.1建立档案室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，实施现代化、系统化、科学化、多元化、规范化、经常化等“六化”管理，建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理。

　　 1.1.2资料的收集坚持系统、完整的原则，根据实体资料和信息资料的内容，从实际需要出发，扩大信息资料的来源，从时间上讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料，从空间上讲是指物业构成的方方面面，大到房屋本体、公共设施，小到一树一木都有详细的资料收集。

　　 1.2资料分类整理

　　 1.3资料归档管理

　　 归档就是按照资料自身规律、联系进行分类保存。根据实际需要，xxxx一期的管理拟采用原始档案和电脑档案双轨制。采用多种形式的文档储存方式，便于原始档案的保存，如录像带、胶卷、照片等。档案按不同业务性质、编号、造册、编辑并分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。

　　 档案的出、入室都有严格的规定：出室必须由具备资格的人员经登记后方可借出，入室时须由专人进行检查，如有破损，立即修复，并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件，严防文件的流失。

　　 档案的管理环境必须做到“三防”，即防火、防潮、防变质。

　　 1.4档案的运用

　　 采用先进的检索软件，逐步建立电脑网络系统，充分发挥档案的贮存和使用价值。

　　 1.4.1外部网：与广大业户、主管部门进行联网，所有管理资料如

　　 住户资料、装修资料、财务状况等，随时可以查阅调用，便于工作监督和检查。

　　 1.4.2内部网：管理处内部联网，运用现代化办公手段和设施，对文件进行分级管理、分层使用。

　　 2 档案资料的类别

　　 档案资料大体分为物业管理政策、法规资料，竣工验收资料、房屋的单体竣工图、住户档案、装修管理档案、维修档案、巡视记录、运行记录、运行档案、投诉与回访记录、其他管理服务活动记录及档案。

　　 2.1竣工验收资料（如下表）

　　 名 称资料内容

　　 工程建筑

　　 产权资料 A：规划图纸、项目批文、用地批文

　　 B：建筑许可证、投资许可证、开工许可证

　　 C：拆迁安置资料

　　 工 程 技 术 资 料 A 竣工图-总平面图、建筑、结构、设备、附属工程及隐蔽管线的全套图纸；

　　 B 地质勘察报告；

　　 C 工程合同及开工、竣工报告；

　　 D 工程预算

　　 E 图纸会审记录

　　 F 工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）；

　　 G 隐蔽工程验收签证；

　　 H 沉降观察记录；

　　 I 竣工验收证明书；

　　 K 新材料、构配件的鉴定合格证书；

　　 L 水、电、采暖、卫生器具、电梯等设备检验合格证书；

　　 M 砂浆、混凝土试块试压报告；

　　 N 供水、供暖的试压报告；

　　 O 园林绿化的图纸和清样；

　　 P 设备清单、安装调试记录、使用注意事项说明、质保书和保修单，操作手册等；

　　 Q 有关工程项目的其他重要技术决定和文件

　　 2.2管理档案资料（含业户档案、装修管理档案巡视记录）

　　 名称资料内容

　　 物业资料 小区基本资料、分区资料、环境文化设施资料

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