浅谈如何编写物业管理投标书

随着《物业管理条例》等一系列关于物业管理的法规规定的颁布实施，物业管理逐步走向规范化，参与招投标成为物业管理企业进入市场获取项目的必经途径，按照行业发展方向必将成为唯一的途径。物业管理投标书是物业管理企业对物业管理项目招标方招标文件的回应，是对投标准备工作的总结，是投标企业的投标意图、报价策略与目标的集中体现，其编制质量的优劣将直接影响投标竞争的成败。因此，投标企业除了应以合理报价、先进技术和优质服务为其竞标成功打好基础外，还应注意如何包装自己的投标文件，如何在标书的编制、装订、密封等方面给评委留下良好的印象，以争取关键性评分。
　　由于进行招投标的物业项目的不同性质和不同要求，其投标书的内容要求也应相应呈现差异，投标企业在实践中可根据具体情况自行发挥。以下就投标书的编写和注意事项浅谈一点我们的经验和看法：
　　一、物业管理投标书的组成
　　物业管理投标书，即投标人须知中规定投标者必须提交的全部文件，一般主要包括：
　　1.投标致函
　　投标致函实际上就是投标者的正式报价信，其主要内容有：
　　(1)表明投标者完全愿意按招标文件中的规定承担物业管理服务任务，并写明自己的总报价金额；
　　(2)表明投标者接受该物业整个合同委托管理期限；
　　(3)表明本投标如被接受，投标者愿意按招标文件规定金额提供履约保证金；
　　(4)说明投标报价的有效期；
　　(5)表明本投标书连同招标者的书面接受通知均具有法律约束力；
　　(6)表明对招标者接受其他投标的理解。
　　2.附件
　　附件的数量及内容按照招标文件的规定确定。但应注意，各种商务文件、技术文件等均应依据招标文件要求备全，缺少任何必须文件的投标将被排除在中标人之外。这些文件主要包括：
　　(1)公司简介。概要介绍投标公司的资质条件、以往业绩等情况。
　　(2)公司法人地位及法定代表人证明。包括资格证明文件(营业执照、税务登记证、企业代码以及行业主管部门颁发的资质等级证书、授权书、代理协议书等)、资信证明文件(担保函、已履行的合同及商户意见书、中介机构出具的财务状况书等)。
　　(3)公司对合同意向的承诺。包括对承包方式、价款计算方式、服务款项收取方式、材料设备供应方式等情况的说明。
　　(4)物业管理专案小组的配备。简要介绍主要负责人的职务、以往业绩等。
　　(5)物业管理组织实施策划等。说明对该物业管理运作中的人员安排、工作规划、财务管理等内容。
　　二、物业管理投标书的主要内容
　　物业管理投标书除了按规定格式要求回答招标文件中的问题外，最主要的内容是介绍物业管理要点和物业管理服务内容、服务形式和费用。
　　1.介绍本物业管理公司的概况和经历
　　除了介绍本公司的概况外，主要介绍本公司以前管理过或正在管理物业的名称、地址、类型、数量，要指出类似此次招标物业的管理经验和成果，并介绍主要负责人的专业、物业管理经历和经验。
　　2.分析投标物业的管理要点
主要指出此次投标物业的特点和日后管理上的特点、难点，可列举说明，还要分析招标人对此类物业及管理上的期望、要求等。
以下列举部分不同性质物业管理中的重点、难点的分析供参考：
　　(1)住宅小区
　　对于住宅小区而言，舒适便捷是业主最起码的要求，高档次的优质服务则是其更高的享受追求，因此其物业管理应当突出的是：
　　①环境管理。要求物业管理能维护规划建设的严肃性，定期进行检查维修，禁止乱凿洞、乱开门窗等对房屋规划外观和建筑结构的破坏性行为，禁止个别业主随意改动房屋结构或乱搭建行为，保证业主的居住安全。
　　②卫生绿化管理。定时对小区公共场所进行清扫保洁，及时清运垃圾，并对卫生用具进行清洁消毒；加强小区绿化养护，派专人管理绿化带、花草树木，禁止人为破坏行为。
　　③治安管理。成立负责小区安全的专门部门，负责小区内的治安巡逻与防范，确保住户财产安全。
　　④共用设施设备管理。即市政道路、下水管道、窨井与消防等公共设施的管理、维修、保养等工作。
　　⑤便利服务。为特殊住户提供各种专业有偿服务和特需服务。
　　(2)高层住宅
　　高层住宅相对于普通住宅小区而言，其特点是建筑规模大、机电设备多、住户集中，居住人员的素质也相应较高。因此，这类物业管理的重点应放在：
　　①机电设备管理。这是大楼的核心部分，如变配电、电梯、供水、消防、通信系统等，一旦哪一部分发生问题，必将严重影响住户生活和工作。因此物业管理部门必须备有一支技术熟练的专业人员，做好管理人员的培训，健全各项管理制度，保证能及时排除故障。
　　②保卫治安管理。须设专门保安部门，24小时值班守卫，建立来访人员登记制度，公共场所安装闭路电视监视系统，保证大楼每个角落都能处在保安人员控制中。
　　③卫生清洁管理。坚持早上清扫楼梯、走廊通道、电梯间等，收倒各楼层垃圾，清洗卫生用具，保持大楼清洁卫生。
　　④设施设备保养维护。主要是对公用设施、公共场所进行定期检查、维修。
　　(3)写字楼
　　写字楼作为办公场所，要求环境应保持宁静、清洁、安全，其物业管理重点应放在：
　　①安全保卫工作。保证防盗及安全设施运作良好，坚持出入登记制度，24小时值班守卫。
　　②电梯、中央空调、水电设施维护。保证工作时间上述设备正常工作，不允许出错。
　　③清洁卫生服务。这同高层住宅相类似，但要求更高，应当天天擦洗门窗，清扫走廊，做到无杂物、无灰尘。
　　(4)商业物业管理
　　在商业物业管理中，公司形象、居民购物方便程度是考虑的首要因素，其管理重点在于：
　　①安全保卫与公共安全防范工作。通常大型商业中心客流量较大，容易发生安全问题，故应保证24小时专人值班巡逻，以及便衣保安人员场内巡逻，并需制定详细可行的公共安全防范与应急工作预案。
　　②消防工作。管理维护消防设施，制定严格的消防管理制度和应急工作预案。
　　③清洁卫生工作。有专职人员负责场内巡回保洁、垃圾清扫，随时保持商场环境卫生。
　　④空调或供热设备管理。设立专职操作及维护人员，保证设备正常运转。
　　以上是针对各类型物业列举其物业管理中普遍的重点和难点，但在具体编写投标书时，投标企业应针对物业具体性质与业主在招标文件中的具体要求等情况，就最突出的问题作详细分析。
　　3.介绍本公司将提供的管理服务内容及功能
　　(1)开发设计建设期间的管理顾问服务内容
　　这是在前期物业管理项目的投标中特需阐述的服务内容之一。投标书中有必要简要介绍物业管理公司前期介入所应考虑的问题及其意义，以下就一些常见问题进行详细叙述以供参考：
　　①对投标物业的设计图纸提供专业意见。投标企业应从物业建成后管理的角度出发，考虑设计图纸是否具有操作的可行性，是否方便用户，有时甚至可以就物业的发展趋势提出一些有利于日后运用先进技术管理的设计预留建议。
　　②对投标物业的设施提供专业意见。投标公司应从使用者角度考虑设施的配置能否满足住户的普遍需要。
　　③对投标物业的建筑施工提供专业意见并进行监督。包括参与开发商重大回签会议，向业主提供设备保养、维护等方面的建议。
　　④提出本投标物业的特别管理建议。主要就先前所分析到的管理难点有针对性地提出施工方面的建议，以利于日后管理。
　　(2)物业竣工验收或接管前的准备工作内容
　　①制订员工培训计划。详细说明员工培训的课程内容，以及经培训后员工所应具备的素质。
　　②制订业主临时公约、装修管理制度和住户手册等物业公众管理文件。
　　③列出财务预算方案。指出日常运作费用支出，确定日后收费基础。

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