物业管理公司档案管理制度范本

　　物业管理公司档案管理制度范本摘要：物业管理公司档案资料：1、物业管理公司验收档案：1）土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）；

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　　物业管理公司档案管理制度范本

　　一、物业管理公司档案管理规定：

　　1．公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。

　　2．有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

　　3．物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

　　4．物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

　　5．物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

　　6．物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

　　7．因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。

　　8．公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。

　　9．物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

　　二、物业管理公司保密规定：

　　1．在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。

　　2．业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。

　　3．物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务

　　4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。

　　5．公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级别人员可借阅（须办理借阅手续），每次限时一周。实行借阅目的为指引员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。

　　6．发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。

　　7．员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，主动为公司及业主保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。

　　8．员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的，公司将按员工守则有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。

　　三．物业管理公司档案资料：

　　1、物业管理公司验收档案：

　　1）土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）；

　　2）设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件；

　　3）机电设备保养合约；

　　4）公共区域设施设备验收记录（管理公司）；

　　5）公共区域设施设备移交记录（发展商、承包商与管理公司）；

　　6）单元验收及移交记录（承包商、业主与管理公司）；

　　2、物业管理公司二次装修档案：

　　1）用户单元二次装修图则及审批手续；

　　2）二次装修期间管理处监督检查资料；

　　3、业户资料：

　　1）入伙情况记录；

　　2）业主（租户）情况登记（包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等）；

　　4、物业管理公司管理文本汇编：

　　1）管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册；

　　2）物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等；

　　3）物业管理公司各项管理分包合约；

　　5、物业管理公司设备

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