商务中心服务规范

　　(1)前台服务

　　1.接听电话和留言

　　3.问候语:Good morning/Good afternoon, May I help you?

　　4.听清转接对象或分机号码。

　　5.Transfer,等有人接再转接,然后挂机。

　　1)当所要转接的分机占线或客户外出,问明来电人是否有需要,为客户留言。

　　2)留言时首先要记录下所要找的客户的公司名称、房号和姓名、对方的姓名、公司名称、联络的电话、时间、并签上自己的姓名。

　　3)当客户外出回来时及时交给他。

　　4)如该客户出差在外多日,可把留言转交给其公司的其他人,以免有紧急问题(来自:www.fangxiucai.com)可及时解决。

　　(2)收发快件与邮寄

　　a)发快件

　　1)客户交发快件到前台时,要在《每日服务记录Daily Job Sheet》和《外发快递记录Out Going Courier》上登记下日期、公司简称、快件种类、地点并准确记录下快件编号,经手人签字。

　　2)打电话通知快递公司来取件,留下底单,并在上登记公司名称、快递类别(市内快递、EMS、DHL或其他)。

　　b)收快件

　　1)快递公司送来快件,先签收,然后在《快递收件记录Incoming Courier List》登记日期、收件时间、公司、简称、快件种类、快件编号,并注明是否是包裹,最后经手人签名。

　　2)及时把快件送交客户,并让客户签收。

　　(3)邮寄

　　1)对客户交寄信函,在专用本上登记日期、客户名称、发送地址。于每天下午4:00左右交于楼下邮政服务台送寄。

　　2)于下月初带登记本到楼下邮政服务台与服务台工作人员核对,以便月结帐。

　　(4)收发传真

　　a)发传真

　　客户交发传真时,根据所给传真号码正确发送,同时登记下日期、简称、传真号码及其他明细,并签上经手人姓名,然后把传真确认报告归档。

　　b)收传真

　　1)收进传真应及时送交客户,如一时走不开,可先打电话通知客户;

　　2)收到客户传真时,根据商务中心客户或大楼客户在Daily Job Sheet或租户服务单上登记日期、客户简称、及传真的大致内容,然后送交给对应的客户,请客户签收。

　　(5)报纸的订阅和分发

　　a)订报

　　1)每年的年初或六月底询问客户是否有订报需要并做好书面记录;

　　2)根据记录填好,订报的电脑清单带上钱款到九江路邮电局支局(九江路36号)订阅;

　　3)及时更新客户的订阅清单。

　　b)取报

　　每周星期一至星期五早上九点半左右,到底楼大堂前台取报。

　　c)发报

　　根据更新后的客户订阅清单,把报纸分开。

　　d)送报

　　在早上10:00左右把报纸送到客户房间内。

　　(6)文字处理

　　1)客户需打印文件、表格、应热情接待,仔细了解客户要求和所要达到的效果;

　　2)视前台工作情况,估计完成所需要的时间,转告客人,并请他回房或在沙发上稍候;

　　3)按照客人所提出的要求,正确处理文件,并打出草稿给客户审阅;

　　4)交付正本后,在《每日服务记录Da

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