物业管理手册：记录控制程序

　　 物业管理手册：记录控制程序摘要：质量记录的修改，由各责任部门提出申请、并设计新的质量记录格式，经品质部编号后备案，经管理者代表批准后执行

　　 源 自物业管理资料

　　 物业管理手册：记录控制程序

　　 1、目的

　　 对记录进行有效控制，为服务质量符合规定要求和管理体系有效运行提供证据。

　　 2、适用范围

　　 适用于对管理体系运行中记录的控制。

　　 3、职责

　　 3.1品质部负责对公司各种记录的管理、监督和归档工作。

　　 3.2各相关部门负责对本部门记录进行收集、整理和保管工作。

　　 4、程序

　　 4.1记录的格式

　　 4.1.1各部门提出本部门质量记录格式，经品质部编号后备案。

　　 4.1.2品质部根据实际情况统一确定记录的格式和编号，经管理者代表批准后执行。

　　 4.1.3质量记录的修改，由各责任部门提出申请、并设计新的质量记录格式，经品质部编号后备案，经管理者代表批准后执行。

　　 4.1.4记录的编号按《文件控制程序》中相关规定执行，每一种质量记录表格均应有唯一的名称，并通过对质量记录表格的编号加以识别。

　　 4.2记录的填制要求

　　 4.2.1记录、表格填写必须用钢笔或中性笔，统一为黑色字体，内容完整、真实。

　　 4.2.2记录填写应及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应采用“-”划去，各相关栏目签名应签全名。

　　 4.2.3修改要用“-”划去，在其上方更改并由更改人签上姓名和日期。

　　 4.3记录的收集和保存

　　 4.3.1各相关部门每月26日前将本月《服务过程检验单》、《空置房屋检验单》和根据《业主回访单》、《业主投诉处置单》等情况进行汇总填写的《月管理目标、指标完成情况统计分析》交品质部。

　　 4.3.2品质部每月28日前根据《服务过程检验单》、《品质部抽检单》和《月管理目标、指标完成情况统计分析》填写《月管理目标、指标检验汇总分析》，并发放到各相关部门。

　　 4.3.3各相关部门根据上月《月管理目标、指标检验汇总分析》填写《不合格项纠正（预防）措施》于每月5日前交品质部。

　　 4.3.4接待专员或接待主管每月月底前将本月《维修任务单》交相关客服主管入档保存。

　　 4.3.5各部门人员的《工作日志》由各部门第一责任人负责进行收集、保存。

　　 4.3.6各部门负责对本部门所有记录进行装订和归档管理。记录可以以磁盘、电子文档等媒体方式保存或传递。

　　 4.3.7记录的保存期限及保存地点见附录。

　　 4.4记录的查阅

　　 4.4.1如需查阅公司保存的记录时，经相关责任人同意，填制《记录查阅单》后方可查阅，其内容包括：查阅人、查阅内容、查阅时间、归还时间、记录编号等。

　　 4.4.2查阅的文件必须保证其完好无损，归还时应办理相应手续。

　　 4.5记录的保护、销毁

　　 4.5.1记录必须实施专人管理，每月月底进行整理一次，保证其完好性。

　　 4.5.2记录保存时间见附表，超过年限时由相关部门填制《记录销毁单》，并报管理者代表批准后由品质部负责监督销毁，销毁单内容包括：销毁的文件名称、件数、编号、销毁人、监毁人、审批人等。

　　 4.6品质部每季度对各部门的填写和保管情况进行抽查并填制《品质部抽检单》

　　 5、相关文件

　　 5.1《文件控制程序》

　　 6、相关记录

　　 6.1《记录查阅单》JW/JL-4.2.4-001

　　 6.2《记录销毁单》JW/JL-4.2.4-002

　　 6.3《品质部抽检单》JW/JL-5.4.5-003

　　 6.4《业主投诉处置单》JW/JL-7.2-002

　　 源 自物业管理资料

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