物业管理手册：文件控制程序

　　 物业管理手册：文件控制程序摘要：公司内部使用的文件：各种行政管理制度，由管理部负责保管；管理体系文件由品质部负责保管；建筑单位移交的全部图纸

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　　 物业管理手册：文件控制程序

　　 1、目的

　　 对与管理体系有关的文件进行控制，确保服务过程中使用的文件为有效版本。

　　 2、适用范围

　　 适用于与公司管理体系有关的文件控制。

　　 3、职责

　　 3.1总经理负责批准发布管理体系文件。

　　 3.2管理者代表负责审定管理体系文件。

　　 3.3管理部负责对行政管理性文件的管理与控制。

　　 3.4品质部负责对管理体系文件的审核、管理与控制。

　　 3.5工程部负责技术性文件的管理与控制。

　　 3.6各部门负责本部门业务范围内与管理体系相关文件的管理与控制。

　　 4、程序

　　 4.1文件分类及保管

　　 4.1.1公司内部使用的文件：各种行政管理制度，由管理部负责保管；管理体系文件由品质部负责保管；建筑单位移交的全部图纸、文件资料和生产设备的图纸等技术性文件，由工程部负责保管。具体执行《技术资料、图纸、文件分类管理办法》的相关规定。

　　 4.1.2外来文件，如与物业管理行业相关的国家和地方性政策、法规及标准等文件资料，由管理部负责保管。

　　 4.1.3对于上述文件，各部门如有借用，需填写借阅清单。

　　 4.2文件的编号

　　 4.2.1管理手册编号

　　 4.2.1.1文件号：JW/QEM-ххх-2005

　　 “JW”：河南**物业管理有限公司

　　 “QEM”：管理手册

　　 “ххх”：管理手册编号

　　 “2005”：管理手册版本发布年份

　　 4.2.1.2版本号：х/A

　　 “х”：修订次，以阿拉伯数字顺序0、1、2、3……表示

　　 “A”：版本状态，英文大写字母顺序A、B、C……表示

　　 4.2.2作业指导书编号

　　 4.2.2.1文件号：JW/WI-ххх-2005

　　 “WI”：作业指导书

　　 “ххх”：作业指导书编号

　　 4.2.2.2版本号同管理手册

　　 4.2.3记录编号：JW/JL-х.х-ххх

　　 “JL”：记录

　　 “х.х”：记录隶属章节号

　　 “ххх”：记录编号

　　 4.3文件的编写、审核、审定和批准

　　 4.3.1管理手册由编写小组编写，品质部审核，管理者代表审定，总经理批准。

　　 4.3.2作业指导书由各部门组织编写，品质部审核，管理者代表审定，总经理批准。

　　 4.4文件的发放和回收

　　 4.4.1公司内部的发放范围以适用部门和人员为原则，严格控制文件的滥发，以便于管理和防止泄密，且保证为有效版本。

　　 4.4.2公司的管理体系文件均为“受控文件”，并制作《受控文件清单》予以控制。但为了让顾客或上级机关了解公司的管理体系，一般只提供《管理手册》的“非受控版本”。同时按照本章节4.4.3的规定发放。

　　 4.4.3品质部应在《受控版本文件分发及回收单》和《非受控版本文件分发单》上详细记录发放情况，便于追溯管理。

　　 4.4.4受控版本文件和非受控版本文件应盖有“受控版本”或“非受控版本”印章。

　　 4.4.5作废/失效的受控版本文件回收后应及时处理，留作资料的在封面上加盖“作废”章。

　　 4.4.6非受控版本文件无需更换新的版本和回收。

　　 4.5文件的保存、修订、作废与销毁

　　 4.5.1文件的保存和修订

　　 4.5.1.1各部门文件由本部门保管并填写《文件保管清单》。

　　 4.5.1.2任何人不得私自涂改、外借受控文件。

　　 4.5.1.3文件修订，填写《文件修订单》，经管理者代表审核，总经理批准后，品质部负责修订、换页。

　　 4.5.2文件的作废与销毁

　　 4.5.2.1各部门应按照体系的要求及时撤出失效或作废的文件，由品质部加盖“作废”印章。

　　 4.5.2.2要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请》，经管理者代表批准后，由品质部监督相关部门销毁。

　　 4.6借阅管理体系有关的文件时，应填写《文件借阅记录》，由相关负责人审批后方可借阅，并登记备案。

　　 4.7品质部每季度对各部门文件的保管及有效性进行检查并填制《品质部抽检单》。

　　 4.8本程序产生的记录按《记录控制程序》规定执行。

　　 5、相关文件

　　 5.1《记录控制程序》

　　 5.2《技术资料、图纸、文件分类管理办法》

　　 6、相关记录

　　 6.1《受控版本文件分发及回收单》JW/JL-4.2.3-001

　　 6.2《非受控版本文件分发单》JW/JL-4.2.3-002

　　 6.3《文件保管清单》JW/JL-4.2.3-003

　　 6.4《文件修订单》JW/JL-4.2.3-004

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