房地产公司文件控制程序

　　 1.目的

　　 通过对质量体系运行有关文件的控制,确保在项目的开发建设过程中能得到和使用相关的有效文件。

　　 2.范围

　　 本程序适用于公司所有与质量活动有关的文件控制,包括外来文件和资料。

　　 3.职责

　　 3.1 工程部是文件控制的主管部门,主要负责:

　　 a.指导、监督各部门对文件控制的执行情况;

　　 b.质量手册和质量管理作业文件的归口管理工作。

　　 3.2 总经理工作部负责公司的档案管理工作以及图书、标准、规范、信函传真等外来文件和资料的归口管理工作;

　　 3.3 各部门负责分管范围内的文件管理工作;

　　 3.4 项目部负责图纸及工程项目的有关文件的归口管理工作。

　　 4.控制程序

　　 4.1 受控文件的范围:

　　 4.1.1 用以指导质量体系运行的文件和资料,包括质量手册、程序文件和质量管理作业文件;

　　 4.1.2 用以指导项目具体运作的文件和资料;

　　 4.1.3 外来文件和资料,包括:法律法规、标准、规范等图书资料以及信函、传真等其它外来文件和资料。

　　 4.2 文件和资料的编制与审批

　　 4.2.1根据质量体系文件中的有关规定,由文件的归口管理部门负责编制文件,并由规定的授权人进行审核和批准:

　　 a.《手册》和程序文件由工程部编制,管理者代表审核,公司总经理批准;

　　 b.质量管理作业文件由各归口管理部门编制,部门经理审核,管理者代表批准;

　　 c.项目运作性文件由归口管理部门编制,根据各业务活动的有关规定,由相应人员进行审核和批准。

　　 d.外来文件由总经理工作部负责审核、登记,由总经理工作部经理或分管副总经理批准下发。

　　 4.2.2 文件的编写要求,执行Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》的规定。

　　 4.3 文件的标识与发放

　　 4.3.1文件的编制部门依据Q/TZH-WI-006《文件编码规定》所规定的范围和方法,对文件进行编号。

　　 4.3.2 对质量手册和质量管理作业文件,需加唯一性标识以识别,对合同、工程图纸以及其它项目运作性文件,具备授权人签字或盖章后即为有效,日常使用的法律法规等资料,不需加盖受控章。

　　 4.3.3根据文件的发放范围,由发放部门做好发放登记,填写"文件发放登记表"。公司内部编制的文件,可在文件的原件上加盖发放章,登记发放情况。

　　 4.3.3 各部门资料员负责签收文件,填写"文件接收登记表"。

　　 4.4 文件的更改

　　 4.4.1 文件需要更改时,由更改部门填写"文件更改申请/通知单",说明更改的理由和内容,并由原审批人审批,当原审批人因故不能审批时,应向指定的审批人提供审批所需要的背景资料。

　　 4.4.2 文件的原编制

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