物业管理公司档案管理标准作业规程

　　物业管理公司档案管理标准作业规程摘要：物业总经理审批档案的借阅申请及清单。综合部主管监督档案管理的实施工作。

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　　物业管理公司档案管理标准作业规程

　　1目的

　　规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

　　2适用范围

　　适用于物业管理公司各类档案的管理。

　　3职责

　　3.1物业总经理审批档案的借阅申请及清单。

　　3.2综合部主管监督档案管理的实施工作。

　　3.3档案管理员负责档案的日常管理工作。

　　4程序要点

　　4.1档案的编号

　　4.1.1公司、管理处编号:

　　a)物业管理有限公司编号为:※ ※ ※(公司英文缩写);

　　b)物业管理处编号为:※ ※ ※(管理处英文缩写)。

　　4.1.2部门编号:

　　a)综合部编号为: Z·H;

　　b)财务部编号为: C·W;

　　c)管理部编号为: G·W

　　d)项目部编号为: X·M

　　e)工程部编号为: G·C;

　　4.1.3年份编号:引用年份序号-2002、2003、2004……。

　　4.1.4档案顺序号:采用阿拉伯数字取3位有效数字-001、002、003、...。

　　4.1.5档案编号举例:

　　a)物业管理有限公司编号:

　　※※※-※※-※※※-※※※

　　档案序号

　　类别编号

　　部门编号

　　物业管理公司编号

　　b)管理处编号:

　　※※※一※※※一※※一※※※一※※※

　　档案序号

　　类别编号

　　部门编号

　　管理处编号

　　物业管理有限公司编号

　　4.2档案的分类

　　4.2.1区分全宗,按物业管理的组织机构划分,全宗可分为以下几类:

　　a)行政、人事类;

　　b)财务类;

　　c)物业管理类;

　　d)保洁类;

　　e)工程维修类;

　　f)保安类

　　4.2.2全宗档案的分类:要从档案形成的特点和规律出发,符合档案形成的实际情况,保持档案之间的历史联系,它应具有思想性、科学性、排它性和伸缩性。根据物业管理的特性,我们采用组织机构--问题分类法,如:

　　收文类

　　发文类

　　合同类

　　a)综合部员工人事档案

　　图纸类

　　后勤类

　　收文类

　　报表类

　　b)财务部帐册类

　　凭证类

　　合同类

　　工程图纸类

　　合同类

　　收文类

　　发文类

　　业主档案类

　　c)管理部员工档案类

　　维修类

　　投诉类

　　回访类

　　有偿服务与多种经营类

　　计划总结类

　　……

　　4.3立卷与编制目录

　　4.3.1立卷:就是

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