浅议现代物业管理的会议服务

　　摘要:本文对于现代物业管理中会议服务工作进行了详细的阐述,从会前准备、会议期间服务、会后场地清理以及会议注意事项等方面都进行了说明,为从事会议服务的人员提供了很好的借鉴。

　　关键词:物业管理 会议服务 浅谈

　　笔者从事物业管理以来,所管理的项目大多是政府、工商局、人事局等党政机关办公楼,在办公楼物业管理中,会议服务和政务引导工作占了相当大的比重,几乎达40%以上。并且接待层次普遍不低、工作量逐年增加。如工商局物业管理处成立以来,不断接待各省市局领导以及国家总局领导的考察工作,对于会议服务、引导是一个很大的挑战。笔者结合实际,总结经验,圆满地完成了工作,得到么业主的高度赞扬。对于现代物业管理中的会议服务工作有了进一步的认识,物业管理除业主委托的保安、保洁、工程、绿化管理外,会议保障服务已成为内在的一种需求,其服务领域和内涵在扩大,服务项目在延伸,那么,如何做好物业管理中会议服务的保障工作呢?笔者认为有以下几个方面:

　　1、熟悉会议编导程序

　　一般情况下,业主会在会议的前几天,将会议事项以书面的形式告知物业管理部门。一般包括以下内容:会议时间、与会者的身份、出席人数、接待规格和路线,会场布置要求、桌椅摆放形式,特殊服务如茶叶要求、点心、水果、台布、香巾、空调温度、音响、录像、灯光、花卉摆放等。

　　另外,对于大型会议,要进一步明确责任分工,细化工作方案,要求:

　　(1)、加强会务工作人员的服务意识和奉献意识教育;

　　(2)、接待服务工作细致、周密;及早制订会议服务保障方案,做到万无一失。

　　(3)、高标准、高质量完成会议保障工作,为大型(重要)会议提供一流服务。

　　(4)、严格按照标准对会场布置、环境卫生、安全保卫等方面作出服务承诺。

　　(5)、严格执行卫生值日制度,清洁人员负责会议场所卫生清扫;

　　(6)、会场内空调、电灯等电器开关、门窗由会务清洁人员负责管理。

　　2、会议前服务人员的准备工作

　　物业管理处根据业主的要求及会务编导计划,在会议开始前要做好相关的准备工作。并且在会议开始前提前一个小时到达会场,做好进一步的检查工作:如会议室的设备、设施是否正常,如有异常尽快通知音响师进行处理;检查室内的卫生、桌面、地面有无灰尘及杂物,口杯烟灰缸是否干净;摆好口杯、烟灰缸、香巾,烟灰缸、口杯、香巾要求无论从什么角度看都在一条线上;保证室内空气清新,无异味。会场布置检查完毕后,请业主会议主办部门进行检查,避免出现差错。

　　在会务准备中,物业管理人员要主动当好业主的配角,积极为业主出谋划策。首先,会议服务人员要有专长,能提得出改进意见;其次,要熟悉业主的习惯,符合业主的口味,不能喧宾夺主,更不能强辞夺理,先斩后奏,什么都替业主“当家作主”。

　　物业管理公司要对会议服务人员强调会务纪律:

　　(1)会务服务人员应穿戴整齐,统一制服。

　　(2)不迟到,不早退,有事离开应提前向会务组负责人请假;

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