物业管理操作记录控制程序

　　 本文摘要：当操作记录超过规定保存期限时,由部门责任人填写《过期操作记录处理登记表》,连同过期操作记录一并送管理处客服中心文员,由管理处决定处理方式统一处理,并记录在《过期操作记录处理登记表》中。对需要长期保存的操作记录,各部门按公司相关档案管理制度执行。

1.0程序目的

　　 通过对管理处所有与管理有关的记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理之控制,确保记录完整、准确、清晰,以证明物业管理服务质量满足规定要求,管理处的管理体系在有效地运行,并为实现可追溯性及采取纠正和预防措施提供依据。

　　 2.0适用范围

　　 适用于管理处所有与管理有关记录的管理和控制。

　　 3.0主要职责和权限

　　 3.1管理处负责监督《操作记录控制程序》执行和管理处所有操作记录表格的管理。

　　 3.2各部门负责与本部门工作相关的质量记录的领用、收集、整理、标识、归档、贮存、保存。

　　 4.0工作程序

　　 4.1.1质量记录表格的名称、编号及版次由管理处负责编制,确保每种表格均有唯一的名称和编号。具体编号方法参照《文件控制程序》执行。

　　 4.1.2对规定有"记录编号" 的操作记录由操作记录填写人按时间日期顺序进行编号填写,确保每份记录均有唯一的记录编号。编号方式如下:

　　 □□ - □□-□□-□□

　　 分序号(必要时加,如01、02)

　　 日期(如‘09’表示9日)

　　 月份(如‘08’表示8月)

　　 年份(如‘07’表示2007年)

　　 4.1.3 外购的操作记录空白表格采用原表格编号或不做表格编号和记录编号要求。

　　 4.1.4 管理处所有操作记录空白表格由管理处客服部文员统一管理,并编制《操作记录表格一览表》,随操作记录空白表格一起发给各部门责任人。各部门必须按规定使用操作记录表格。

　　 4.2质量记录的收集、归档、检索、贮存及防护

　　 4.2.1 填写的操作记录由各部门定期收集并按类别分别装订成册,并基本保证编号的顺序,以便检索。

　　 4.2.2 各部门责任人在接收操作记录表格时,应注意检查操作记录项目填写是否齐全,确保所收集的操作记录有效。

　　 4.2.3 各部门责任人应将操作记录表格保存在适宜的环境中,防止操作记录被更改、丢失或破坏,必要时应采取防潮、防鼠措施,确保操作记录的完好。

　　 4.3操作记录的查阅、www.fangxiucai.com保存期限及过期的处理

　　 4.3.1 管理处负责编制《操作记录表格一览表》,在表中规定操作记录的保存期限和其它需注意事项,当管理体系文件发生更改变动时,管理处应相应修订《操作记录表格一览表》,具体执行参考《文件控制程序》。

　　 4.3.2 当业主(住户)或管理处人员需要查阅记录时,须经管理处主任及经理同意,由部门责任人协助查阅,防止操作记录被损坏或更改。

　　 4.3.3 当操作记录超过规定保存期限时,由部门责任人填写《过期操作记录处理登记表》,连同过期操作记录一并送管理处客服中心文员,由管理处决定处理方式统一处理,并记录在《过期操作记录处理登记表》中。对需要长期保存的操作记录,各部门按公司相关档案管理制度执行。

　　 4.4操作记录空白表格的增加、更改

　　 4.4.1 各部门可根据实际工作的需要,增加或更改现有的操作记录空白表格,具体由使用部门提出申请,填写《管理体系文件更改申请表》,按照《文件控制程序》执行。

　　 4.4.2 管理处客服中心文员在收到经过审批的《管理体系文件更改申请表》后,应及时撤回作废旧有的操作记录空白表格,同时发放新的空白表格。

　　 4.4.3 对新增或取消操作记录空白表格的情况,管理处客服中心文员还应更改《操作记录表格一览表》,具体按照《文件控制程序》执行。

　　 4.5其他要求

　　 使用操作记录空白表格的人员应清楚地填写表格中的各项内容,需要签名时应严格按要求执行,确保操作记录完整、准确、清晰,如实反映实际情况。

　　 5.0支持性文件

　　 5.1《操作记录表格一览表》

　　 6.0质量记录

　　 6.1《过期操作记录处理登记表》

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