物业管理处采购控制程序

　　 物业管理处采购控制程序摘要：采购计划经部门负责人审核后，报经理批准，各部门将批准后的《采购计划》交给财务部，由财务部采购人员在合格供方处进行采购

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　　 物业管理处采购控制程序

　　 1.目的

　　 对物资采购的申请、计划的编制、审批等过程制定相应程序，确保采购物资符合规定要求。

　　 2.适用范围

　　 适用于物业管理处提供服务所需物资的采购，其他物资（如办公用品）的采购可参照执行。

　　 3.术语(略)

　　 4.职责

　　 4.1提出采购的部门制定《采购计划》和其他采购文件，由部门负责人审核报公司批准。

　　 4.2经批准后的《采购计划》发至财务部，由财务部负责实施采购。

　　 5.工作程序

　　 5.1物资的采购

　　 5.1.1计划性采购

　　 a.财务部库管员根据物资库存情况，做出下月补充物资采购计划。

　　 b.各部门主管每月下旬制定下个月的物资采购计划，说明物资的名称、型号、规格、数量等（如有特殊要求，须说明）。

　　 c.采购计划经部门负责人审核后，报经理批准，各部门将批准后的《采购计划》交给财务部，由财务部采购人员在合格供方处进行采购。

　　 5.1.2零星采购

　　 a.公司零星采购是指在物业管理活动中少量随时采购的物品。

　　 b.各部门需要零星物资和计划外的物资时，先填写《申购单》，说明物品的名称、型号、规格、数量、用途等（如有特殊要求，须注明）。《申购单》经部门负责人审核，经理批准。

　　 c.申请部门将批准后的《申购单》交财务部，财务部安排采购人员进行采购。

　　 d.采购人员一般在合格供方处进行采购，如有急需等特殊情况，经物业管理公司总经理批准后也可在其它供应商处对实物质量进行验证后购买。

　　 5.2供方的选择按《供方评价和选择程序》执行。

　　 5.3采购物资的验证。

　　 5.3.1财务部库管员依据审批后的《申购单》或《采购计划》对所采购回来的物资进行入库检验。工程部专业技术人员参与工程设备．材料及工具的质量验收。

　　 5.3.2验证根据情况采用核对数量、外观检查和合格证检查等方式进行。对涉及安全性能的产品如电器类、水绝缘材料类、标准件类暖器材、消防用具类、化工原料类必须要有合格证；对小五金类、其他杂项类应核对规格、型号和数量与采购文件是否一致，外观和包装有无破损等。

　　 5.3.3由库管员对物资验证结果进行记录,《物品验证记录表》验证栏签名确认并保存，参与验收的工程部专业技术人员也应签名。对验证中发现的不合格品按《不合格控制程序》执行。

　　 5.4采购人员在进行采购时，将采购物资的时间、供方登记在计划表或《申购单》相应栏目内。

　　 5.5采购回来的物资交仓管员办理入库手续并作记录。

　　 6.相关文件和记录

　　 6.1《供方评价和选择程序》

　　 6.2《采购计划》

　　 6.3《申购单》

　　 6.4《物品验证记录表》

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