物业管理公司质量记录控制程序

　　 物业管理公司质量记录控制程序摘要：质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目,应能说明理由

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　　 物业管理公司质量记录控制程序

　　 1.0目的

　　 对质量管理体系所要求的记录予以控制。

　　 2.0适用范围

　　 适用于为证明服务符合要求和质量管理体系有效运行的记录。

　　 3.0职责

　　 3.1品质督察部负责质量管理体系记录的监督与控制。

　　 3.2各部门负责本部门质量记录填写、收集分类，并按期归档。

　　 4.0工作程序

　　 4.1各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的质量记录。

　　 4.2质量记录的标识、编号

　　 质量记录的标识、编号按《文件控制程序》执行。

　　 4.3质量记录填写

　　 4.3.1 质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目,应能说明理由,并将该项用单杠划去，各相关栏目负责人签名不允许空白。

　　 4.3.2 如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。

　　 4.4质量记录的保存、保护

　　 4.4.1 各部门的资料员必须把所有质量记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风，干燥的地方，所有的质量记录保持清洁，字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录。

　　 4.4.2 品质督察部编制《质量记录一览表》，将公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期、保存地点等内容，并汇集备案记录的原始样本。各部门应填写本部门的《质量记录清单》，并汇总本部门的质量记录原始样本。

　　 4.5质量记录发放、借阅

　　 a. 各部门填写《文件发放/回收登记表》，向品质督察部领用所需记录空白表；

　　 b. 各部门保管的质量记录应便于检索，需借阅要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅/销毁申请登记表》，由记录管理人登记备案。

　　 4.6质量记录的销毁处理

　　 质量记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由主管人员填写《文件借阅/销毁申请登记表》，交行政部审核，报管理者代表批准，由授权人执行销毁。

　　 4.7记录格式

　　 4.7.1 各部门的质量记录格式，由各部门负责人组织编制，管理处负责人审批，交品质督察部确认、备案。

　　 4.7.2 各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。

　　 5.0相关文件

　　 5.1《文件控制程序》

　　 6.0质量记录

　　 6.1《质量记录归档清单》。

　　 6.2《文件发放/回收登记表》

　　 6.3《文件借阅/销毁申请登记表》

　　 6.4《质量记录一览表》

　　 6.5《质量记录清单》

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