物业管理手册：信息交流控制程序

　　 物业管理手册：信息交流控制程序摘要：正常环境信息，如环境方针、目标、指标和管理方案、环境监视与测量、环境管理体系审核、管理评审以及体系正常运行时的信息

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　　 物业管理手册：信息交流控制程序

　　 1、目的

　　 为保证环境管理体系内、外部信息交流渠道的畅通，及时答复和处理涉及重要环境因素的外部信息，特制定本程序。

　　 2、范围

　　 本程序适用于公司的内、外部各类环境信息的传递和处理。

　　 3、职责

　　 3.1品质部是环境信息管理的归口部门，负责内、外环境信息的传递与处理。

　　 3.2品质部及各物业服务中心负责对相关方环境信息的收集和处理。

　　 3.3各部门负责工作范围内环境信息的传递和交流。

　　 4、程序

　　 4.1环境信息内容与分类

　　 4.1.1内部信息

　　 a)正常环境信息，如环境方针、目标、指标和管理方案、环境监视与测量、环境管理体系审核、管理评审以及体系正常运行时的信息；

　　 b)环境因素更新信息；

　　 c)法律法规跟踪信息；

　　 d)不符合纠正信息；

　　 e)环境事故或紧急情况信息；

　　 f)其它内部信息，如员工的建议和抱怨等。

　　 4.1.2外部信息

　　 a)地方环保局和环保监测机构检查或监测结果；

　　 b)相关方反馈的信息及其投诉；

　　 c)认证机构审核信息；

　　 d)同行业环境和技术方面的信息；

　　 e)就重要环境因素与外界交流的信息；

　　 f)其它外部信息，如环境管理和环保治理技术等方面的信息。

　　 4.2内部信息的收集与处理

　　 4.2.1正常信息的交流

　　 a)品质部按照程序文件的有关规定传递环境方针、目标、指标和管理方案、环境监视与测量、环境管理体系审核和管理评审等信息。

　　 b)各部门依据相关文件规定收集并传递正常信息。

　　 4.2.2环境因素更新信息的交流，执行《环境因素识别和评价控制程序》。

　　 4.2.3法律法规跟踪信息的交流，执行《法律法规和其他要求控制程序》。

　　 4.2.4不符合纠正信息的交流，执行《不符合、纠正与预防措施控制程序》。

　　 4.2.5环境事故或紧急情况由发现部门及时传递给品质部或礼兵部，应急处理执行《应急准备和响应控制程序》。

　　 4.3外部信息的收集与处理

　　 4.3.1品质部负责接待地方环保局、监测站和其它上级单位的环境检查，收集有关信息，并传递给相关部门；当检查或监测结果出现不符合情况时，执行《不符合、纠正与预防措施控制程序》。

　　 4.3.2各部门收到相关方环境信息后，进行登记并落实。

　　 4.3.3涉及相关方环境方面的投诉应填写《业主投诉处置单》及时反馈到各相关责任部门，责任部门要及时处理并填写《业主投诉处置单》；如不能处理，及时报告给品质部，品质部应在2个工作日内提出处理意见，处理后，责任部门和品质部要做好记录，并执行《不符合、纠正与预防措施控制程序》。

　　 4.3.4各部门从外部获得的其他类环境信息如“三废”治理技术、节能降耗措施等，要及时传递给品质部或职责管理部门，经过分类、整理后，根据需要传递给相关部门。

　　 4.4环境信息传递方式与记录

　　 4.4.1环境信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式进行传递。

　　 4.4.2各部门对接收、传递的环境信息予以记录。

　　 4.4.3全公司环境信息交流框图如下：

　　 4.5重要环境因素外部交流控制

　　 4.5.1与业主就重要环境因素和对其的控制要求进行交流。

　　 4.5.2与业主交流的内容

　　 a）了解建立环境管理体系的意义和内涵;

　　 b）参与社区环境保护预防污染目标的制定和评审；

　　 c）参与商讨影响社区环境保护的任何变化;

　　 d）参与社区环境保护事务。

　　 4.5.3与业主交流的方式

　　 a）座谈会、培训;

　　 b）布告栏宣传;

　　 c）社区文化活动;

　　 d）与业主/业主委员会/社区居委会协商与沟通。

　　 4.5.4各物业服务中心以4.5.3的交流方式就4.5.2的内容与业主/业主委员会/社区居委会建立长效协商与沟通机制，开展共创环保型社区活动，并做好记录。

　　 4.5.5各物业服务中心于每年管理评审前编制《社区环境保护年度总结》,提交业主委员会协商讨论,并提出下年度改进要求。各物业服务中心将年度总结提交管理评审。

　　 4.5.6各物业服务中心负责保存与业主协商沟通结果的记录和发布。

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