物业公司物质采购控制程序

　　1.0 目的

　　对物质采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品符合规定要求，价格达到成本控制的目的。

　　2.0 适用范围

　　适用于丽江花园物业管理公司对服务所需的原材料采购的控制，对供方进行选择、评价和控制。

　　3.0 职责

　　3.1行政部负责物资采购（各相关部门协助），负责按要求组织对供应采购物资及承包合同的供方进行评价，编制合格供方名录，对供方的供货、服务业绩定期进行评价，建立供方档案，执行采购作业。

　　3.2各部门或机构负责提供国家标准和行业标准、采购物品验收依据、准则或标准。技术部或使用部门、机构负责采购物品的检验或验证，协助核定分类物品及有关费用支出的价格。行政组织各使用部门的质量信息反馈，对分类物品供应的评价。

　　3.3财务部负责从资金上保证审批后项目的实施。

　　3.4 管理者代表负责审核合格供方名录，并上报总经理批准。

　　3.5 使用物品的相关部门人员负责对采购物资的质量进行检测。

　　4.0定义

　　4.1 采购物资分类，根据对服务质量影响程度分为：

　　4.1.1A类：次采购金额在5万元（含5万元）以上的零星采购。

　　4.1.2B类：次采购金额在1万元（含1万元）以上，5万元（不含5万元）以下的零星采购。

　　4.1.3C类：次采购金额在1万元以下的零星采购。

　　4.1.4D类： 紧急物品采购。

　　4.1.5E类: 所有经常性采购的物品。

　　4.2 供方：提供产品的组织或个人。

　　示例：制造商、批发商、产品的零售商或商贩、服务或信息的提供方。

　　注1：供方可以是组织内部的或外部的。

　　注2：在合同情况下供方有时称为“承包方”。

　　5.0 工作程序

　　5.1 物资采购的审批

　　5.1.1审批要填写《用款/采购计划》，由部门经理确认，财务总监审核后，报总经理批准。

　　5.1.2E类物品采购需专题报财务总监、总经理批准；D类物品由行政部组织，各相关部门协助进行招标，工作程序参照RGPM-7.2.1-B-01执行；C类物品采购由需求部门根据年度费用预算提出采购计划；B类物品采购需专题报告交财务总监、总经理批准，批准后由行政部组织货比三家，必要时签订合同，结果报财务总监、董事长批准；A类物品采购参照B类程序进行公开招标，并签订合同。

　　5.1.3《用款/采购计划》应清楚写明物资名称、规格、数量、价格、申请购买时间、用途、质量要求等。

　　5.2采购实施

　　5.2.1 行政部负责实施采购，各相关部门协助。对于重要物资，必须在《合格物资供方名录》中选择供方。

　　5.2.2 采购前采购员必须对《用款/采购计划》核实，在与供方沟通前，应确保规定的采购要求是充分的。

　　5.3 采购物资的验证方式

　　5.3.1 对采购的物资可以有如下几种验证方式：

　　a)由行政部组织相关部门进行进货验证；

　　b)由本公司在供方现场实施验证；

　　5.3.2 行政部应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。

　　5.3.3 验证活动可包括：检验或试验、外观检查、试用、提供合格证明文件等方式。根据《采购物资分类明细表》，在相应的检验规程中规定不同的验证方式。

　　5.4 采购信息

　　采购信息表达拟采购的产品，适当时包括：

　　5.4.1产品采购批准的要求。

　　5.4.2对产品的验收要求。

　　5.4.3适用的质量管理体系要求。

　　5.4.4其他要求，如价格、数量、交付、人员等。

　　5.5 公司的采购文件

　　文件包括：《用款/采购计划》、《采购物资分类明细表》、《采购合同》及附件等，由行政部保管。在与供方沟通前，原则上，应确认采购要求是，应由相应的发放部门负责人对采购要求是否充分进行审批。

　　5.6 对采购物资供方的评价

　　5.6.1 合格供应商的条件

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