物业档案的整理

　　 一、物业档案全宗的划分

　　 物业公司是专门对已建成投入使用的房屋及其附属设备设施、相关场地实施专业化管理,并为物业业主和使用人提供多方面、多层次的有偿服务和良好的居住和工作环境的独立核算、自主经营、自负盈亏、具有独立法人资格的经济实体。

　　 根据档案全宗构成的三个条件,物业公司产生的全部档案应当构成一个物业档案全宗。物业公司自成立之日起,就是一个新的立档单位,在其基本职能没有发生重大改变,只是职能或工作范围的扩大或缩小、内部机构的调整等情况下,其变化前后形成的档案仍属于一个全宗。如,物业公司属下的其中一个管理处因业务原因要移交给另外一间物业公司管理,部分档案因此也移交出去,但这种情况并不影响原物业公司全宗。管理处(小区)属物业公司的派出机构,其所产生的档案不能构成一个全宗,而属物业公司全宗的一部分。在该管理处(小区)转出时,将有关本公司全局的档案复印一份存档,如党群工作、经营管理、行政管理、财务等档案;原件及仅关系小区管理的档案可一并移交给下一间物业公司,成为下一间物业公司全宗的一部分,如住户档案、基建档案、物业维修档案、物业房产档案等。但是,遇两间以上物业公司因发展需要而进行合并,其合并前后的档案应划分为两个以上全宗,即合并后产生的档案是一个全宗,合并前各物业公司所形成的档案各自为一个全宗。如:甲公司成立于1990年,乙公司成立于1992年,由于两公司因业务发展需要于1999年进行合并,这样就存在三个不同的全宗,即1990~1999甲公司全宗、1992~1999乙公司全宗和1999年新公司成立后的全宗。

　　 二、全宗内物业档案的分类

　　 (一)分类的含义和要求

　　 1.分类的含义

　　 全宗内物业档案分类是指按照物业档案来源、时间、内容和形式的异同,把物业管理公司的全部档案分成若干类别,并组成体系,以利整理、保管和利用的过程。

　　 为便于全宗内档案分类工作的进行,应编制一份分类大纲(分类方案)作为档案分类工作的依据。所谓分类方案,亦称分类大纲,是指标列各个类目的名称,表示全宗内档案分类体系的纲要。类目,是档案分类表的构成单元,是在性质上或特征上具有共同属性的档案的总称。分类方案编制后不是一成不变的,在具体操作过程中可根据实际情况加以修正和补充。

　　 2.编制分类方案的基本要求

　　 (1)分类应该体现客观性,即从物业档案形成的特点和物业档案成分的实际出发,按照文件在物业公司或各管理处(小区)管理活动中原来形成的联系进行分类,最大限度地保持全宗内档案文件之间的历史联系。

　　 (2)分类应该具有逻辑性,即在构思分类体系时,应该有统一的分类标准和明确的类属关系。分类方案中同级的各类地位相等,内容上相互排斥、不能相互包容。

　　 (3)分类应该具有实用性,即便于保管、检索和利用。要选择适合物业管理档案分类的最优分类方案。

　　 (4)分类应该具有发展性,即在档案类目的具体设置上,不仅要考虑到现有的档案情况,还要进行科学预测,充分估计到可能出现的新类目,使档案分类类目的设置留有合理的扩充发展的余地。事物是不断发展的,物业公司的业务范围也会不断的扩大,公司职能也会不断的加强,随之产生的档案也将不断的丰富。在编制分类大纲时,应充分认识这一点,给类目留有一定的发展空间。

　　 (二)分类的作用

　　 物业公司管理着一定规模的物业,业务范围广,设置的机构众多,各部门产生的档案纷繁复杂,如果不按照档案之间的异同或联系把它们区分成若干类别,就无法立卷、保管和利用。再者,在新的形势下,档案机制必须深入到日常的业务工作中去,对全宗内的档案进行分类,可以指导业务部门的文件材料按类别积累、归档。因此,全宗内物业档案的分类就显得非常重要。

　　 (三)编制分类方案的指导文件

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