工程建设指挥部档案管理办法

    为加强档案的管理,提高档案工作的质量,维护档案的完整与安全,更好地为工程建设服务,特制定本办法。

    第一条 归档的文件

    (一)文档

    1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料;

    2、上级机关颁发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的法规性文件;

    3、上级领导视察、检查本单位工作时的重要指示、讲话、照片及音像等材料;

    4、代上级机关草拟并被采用的文件的最后的草稿和印本;

    5、上级机关(来自:www.fangxiucai.com)转发本单位的文件;

    6、本单位各种会议的全套会议文件,以及各种音像材料;

    7、本单位的请示与上级机关的批复文件,下级机关的请示与本单位的批复文件;

    8、本单位及其各部门活动形成的工作计划,总结、报告;

    9、本单位制定的工作条例、章程、制度等文件材料;

    10、本单位的各种介绍信的存根;

    11、本单位与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料。

    (二)科档

    1、工程项目建议书及批复文件材料;

    2、工程可行性研究报告及批复;

    3、工程环境预测、工程环境调查报告;

    4、工程设计任务书、计划书;

    5、工程初步设计文件及批复;

    6、工程技术设计文件;

    7、工程施工图设计文件;

    8、工程建设和管理文件材料;

    9、工程竣工文件材料。

    第二条 不归档的文件

    1、重份文件;

    2、事务性文件,如催办文件、接洽工作、索取资料的来往便函和介绍信等;

    3、抄件、抄批(语)件、只阅不办和参考性的工作;

    4、文件形成过程中的一般修改稿;

    5、越级报送而没有办理的文件。

    第三条 文件归档的要求:

    1、已经办结并有保存价值的文件,都应及时归档。单位和个人不准随意留存。应归档的文件,文书部门每一季度清理一次,及时向上级档案部门移交。绝密文件办完后应随时归档。

    2、归档的文件要收集齐全(包括附件)。按照文件形成的先后次序排列清楚,并剔出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等。

    3、文件归档时要有交接手续。

    第四条 归档文件的整理:

    1、归档的文件要按照分类方案和立卷的原则、方法,进行立卷。当年的文件,要在第二年上半年或第三季度整理好。

    2、卷内文件要进行系统化排列,编写张号、抄写卷内目录。

    3、案卷的标题,要准确地反映卷内文件的作者、内容、名称,文字要简练。

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